Tietosuojaseloste

KSTIEDON REKRYTOINNIN AIKANA KERÄTTÄVIÄ HENKILÖTIETOJA KOSKEVA TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

Kaakkois-Suomen Tieto Oy / KSTieto
Y-tunnus: 2369983-8
Kauppakatu 5 A, 45700 KUUSANKOSKI
Puhelin +358 20 615 1500
www.kstieto.fi

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Talous- ja henkilöstöpäällikkö Tarja Nousiainen
tarja.nousiainen@kstieto.fi , p.040 672 2899

Rekisterin nimi

KSTiedon rekrytointirekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kerätä ja ylläpitää tietoa Kymijoen ICT:lle hakevista työnhakijoista (rekisteröity).
Henkilö voi hakea tiettyyn tehtävään tai jättää avoimen hakemuksen saadakseen tietoa työmahdollisuuksista KSTiedolla.

Henkilötietoja kerätään ja ylläpidetään seuraavissa tarkoituksissa

• Rekrytointiin liittyvät toimenpiteet ja rekrytointiprosessin hallinnointi ja henkilöresursoinnin tukeminen
• Palvelukseen hakeneiden henkilöiden hakuprosessiin liittyvien tietojen hallinnointi tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi
• Päätöksenteko työtehtäviä täytettäessä.

Rekisterin tietosisältö

Työnhakijan itse hakemuksessa ja sen liitteissä antamat tiedot sekä Kymijoen ICT:n kirjaamat lisätiedot rekrytointiprosessin aikana.

Rekisteri voi sisältää seuraavia rekrytointiprosessin ja työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:

• Perustiedot kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli
• Yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, osoitetiedot
• Työnhakijan hakemaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta.
• Työnhakijan työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten valokuva, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista ja erilaiset todistukset
• Työnhakijan rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä
• Mahdolliset muut tiedot, jotka työnhakija itse on vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai rekisterinpitäjän erikseen rekisteröidyn suostumuksella keräämät tiedot.

Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista, joiden lähteenä voivat olla kaikki rekrytointiprosessiin osallistuvat tahot. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.

Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemastaan profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen suhteessa rekrytointiin on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

Tietojen luovutus ja siirto

Rekrytointitiedot ovat vain KSTiedon sisäiseen käyttöön.

Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Emme luovuta rekisterin tietoja muille kuin edellä mainituille ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty ja saatu rekisteröidyn suostumusta eikä tietoja siirretä ETA-maiden ulkopuolelle.

Tietojen suojaus ja säilytys

Henkilötietoja sisältävien tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työnhakijoiden tietoja. Rekisteri on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia saamistaan tiedoista.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti tietoja voidaan käyttää yhden (1) vuoden ajan työnhakuun.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä tiedon poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti KSTiedon henkilörekisteristä vastaavaan tahoon, yhteystiedot tämän dokumentin alussa.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä lain edellyttämissä rajoissa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä ja pyynnöissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Kymijoen ICT:n henkilörekisteristä vastaavaan tahoon, yhteystiedot tämän dokumentin alussa.